Hướng Dẫn Chi Tiết Theo Dõi Đơn Hàng Shopify

Giới Thiệu Tổng Quan về Theo Dõi Đơn Hàng trên Shopify

Trong thế giới thương mại điện tử (e-commerce) ngày nay, trải nghiệm khách hàng (customer experience) đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng uy tín và thúc đẩy doanh số bán hàng. Một phần quan trọng của trải nghiệm này là khả năng theo dõi đơn hàng (order tracking). Shopify, một nền tảng thương mại điện tử hàng đầu, cung cấp nhiều công cụ và tính năng mạnh mẽ để giúp cả chủ cửa hàng và khách hàng dễ dàng theo dõi quá trình vận chuyển đơn hàng. Việc theo dõi đơn hàng không chỉ giúp khách hàng nắm bắt được tình trạng đơn hàng của mình, mà còn giúp chủ cửa hàng quản lý kho vận hiệu quả hơn, giảm thiểu các khiếu nại và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách theo dõi đơn hàng trên Shopify, từ việc thiết lập ban đầu đến việc giải quyết các vấn đề thường gặp.

Tầm quan trọng của việc theo dõi đơn hàng:

• Tăng cường sự tin tưởng của khách hàng: Khách hàng có thể theo dõi đơn hàng của mình, biết được chính xác vị trí và thời gian dự kiến nhận hàng, từ đó cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn vào cửa hàng.
• Giảm thiểu các khiếu nại: Khi khách hàng có thể tự theo dõi đơn hàng, họ sẽ ít có khả năng liên hệ với cửa hàng để hỏi về tình trạng đơn hàng, giúp giảm tải cho bộ phận chăm sóc khách hàng.
• Cải thiện hiệu quả quản lý kho vận: Chủ cửa hàng có thể sử dụng thông tin theo dõi đơn hàng để quản lý kho vận hiệu quả hơn, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian và địa điểm.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Việc cung cấp một trải nghiệm theo dõi đơn hàng liền mạch và dễ dàng là một cách tuyệt vời để nâng cao sự hài lòng của khách hàng và khuyến khích họ quay lại mua hàng trong tương lai.

Thiết Lập Theo Dõi Đơn Hàng trên Shopify

Để bắt đầu theo dõi đơn hàng trên Shopify, bạn cần thực hiện một số bước thiết lập cơ bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Kết Nối với Các Nhà Vận Chuyển (Shipping Carriers)

Shopify hỗ trợ kết nối với nhiều nhà vận chuyển phổ biến như VNPost, Giao Hàng Nhanh (GHN), Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK), Viettel Post, DHL, FedEx, UPS, v.v. Việc kết nối với các nhà vận chuyển này cho phép bạn tự động cập nhật thông tin theo dõi đơn hàng trực tiếp trên Shopify.

Cách thực hiện:

1. Truy cập vào trang quản trị Shopify của bạn.
2. Chọn "Settings" (Cài đặt) ở góc dưới bên trái.
3. Chọn "Shipping and delivery" (Vận chuyển và giao hàng).
4. Trong phần "Carriers" (Nhà vận chuyển), bạn sẽ thấy danh sách các nhà vận chuyển được Shopify hỗ trợ.
5. Chọn nhà vận chuyển bạn muốn kết nối và làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình kết nối. Thông thường, bạn sẽ cần cung cấp thông tin tài khoản của bạn với nhà vận chuyển đó.

Lưu ý: Một số nhà vận chuyển có thể yêu cầu bạn phải có tài khoản doanh nghiệp (business account) để kết nối với Shopify.

2. Cấu Hình Thông Báo Vận Chuyển (Shipping Notifications)

Shopify cho phép bạn cấu hình các thông báo tự động gửi đến khách hàng khi trạng thái đơn hàng của họ thay đổi. Điều này giúp khách hàng luôn được cập nhật về tình trạng đơn hàng của mình.

Cách thực hiện:

1. Truy cập vào trang quản trị Shopify của bạn.
2. Chọn "Settings" (Cài đặt) ở góc dưới bên trái.
3. Chọn "Notifications" (Thông báo).
4. Trong phần "Shipping" (Vận chuyển), bạn sẽ thấy danh sách các thông báo liên quan đến vận chuyển, chẳng hạn như "Order confirmation" (Xác nhận đơn hàng), "Shipping confirmation" (Xác nhận vận chuyển), "Out for delivery" (Đang giao hàng), "Delivered" (Đã giao hàng), v.v.
5. Bạn có thể tùy chỉnh nội dung của các thông báo này bằng cách nhấp vào tên thông báo. Shopify cung cấp một trình soạn thảo (editor) trực quan để bạn có thể dễ dàng thêm các biến (variables) như tên khách hàng, số đơn hàng, thông tin theo dõi, v.v.
6. Bạn cũng có thể chọn gửi thông báo qua email hoặc SMS (nếu bạn đã tích hợp Shopify với một dịch vụ SMS).

Mẹo: Hãy đảm bảo rằng các thông báo của bạn rõ ràng, ngắn gọn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho khách hàng. Bạn cũng nên thêm logo của cửa hàng vào các thông báo để tăng cường nhận diện thương hiệu.

3. Thêm Thông Tin Theo Dõi Thủ Công (Manual Tracking Information)

Trong trường hợp bạn sử dụng một nhà vận chuyển không được Shopify hỗ trợ trực tiếp, hoặc bạn tự vận chuyển đơn hàng, bạn vẫn có thể thêm thông tin theo dõi thủ công vào đơn hàng.

Cách thực hiện:

1. Truy cập vào trang quản trị Shopify của bạn.
2. Chọn "Orders" (Đơn hàng).
3. Chọn đơn hàng bạn muốn thêm thông tin theo dõi.
4. Trong phần "Fulfillment" (Thực hiện đơn hàng), nhấp vào "Mark as fulfilled" (Đánh dấu là đã thực hiện).
5. Trong cửa sổ "Mark as fulfilled", bạn sẽ thấy một trường để nhập "Tracking number" (Số theo dõi) và chọn "Shipping carrier" (Nhà vận chuyển).
6. Nhập số theo dõi và chọn nhà vận chuyển (nếu có). Nếu nhà vận chuyển không có trong danh sách, bạn có thể chọn "Other" (Khác) và nhập tên nhà vận chuyển.
7. Nhấp vào "Fulfill items" (Thực hiện các mặt hàng) để lưu thông tin theo dõi.

Lưu ý: Khi bạn thêm thông tin theo dõi thủ công, Shopify sẽ không tự động cập nhật trạng thái đơn hàng. Bạn sẽ cần phải tự cập nhật trạng thái đơn hàng khi cần thiết.

Cách Khách Hàng Theo Dõi Đơn Hàng trên Shopify

Có nhiều cách để khách hàng theo dõi đơn hàng của họ trên Shopify:

1. Trang Theo Dõi Đơn Hàng (Order Tracking Page)

Shopify cung cấp một trang theo dõi đơn hàng mặc định (default order tracking page) mà khách hàng có thể truy cập bằng cách nhấp vào liên kết (link) trong email xác nhận vận chuyển (shipping confirmation email) hoặc từ tài khoản khách hàng của họ (nếu họ đã tạo tài khoản).

Ưu điểm:

• Dễ dàng truy cập: Khách hàng có thể dễ dàng truy cập trang theo dõi đơn hàng từ email hoặc tài khoản của họ.
• Thông tin đầy đủ: Trang theo dõi đơn hàng cung cấp đầy đủ thông tin về trạng thái đơn hàng, vị trí hiện tại và thời gian dự kiến nhận hàng.

Nhược điểm:

• Thiết kế hạn chế: Trang theo dõi đơn hàng mặc định của Shopify có thiết kế khá đơn giản và không thể tùy chỉnh nhiều.

2. Ứng Dụng Theo Dõi Đơn Hàng (Order Tracking Apps)

Có rất nhiều ứng dụng theo dõi đơn hàng (order tracking apps) trên Shopify App Store mà bạn có thể sử dụng để cung cấp cho khách hàng một trải nghiệm theo dõi đơn hàng tốt hơn. Các ứng dụng này thường cung cấp nhiều tính năng nâng cao như:

• Thiết kế tùy chỉnh: Cho phép bạn tùy chỉnh thiết kế của trang theo dõi đơn hàng để phù hợp với thương hiệu của bạn.
• Thông báo đẩy (push notifications): Gửi thông báo đẩy đến điện thoại của khách hàng khi trạng thái đơn hàng của họ thay đổi.
• Tích hợp với các kênh khác: Tích hợp với các kênh khác như Facebook Messenger, WhatsApp, v.v. để khách hàng có thể theo dõi đơn hàng trực tiếp từ các kênh này.

Một số ứng dụng theo dõi đơn hàng phổ biến trên Shopify:

• AfterShip
• Tracktor
• Parcel Panel
• 17TRACK

3. Sử Dụng API của Nhà Vận Chuyển (Shipping Carrier API)

Nếu bạn có kiến thức về lập trình, bạn có thể sử dụng API (Application Programming Interface) của nhà vận chuyển để tự xây dựng một hệ thống theo dõi đơn hàng tùy chỉnh. Điều này cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn trải nghiệm theo dõi đơn hàng của khách hàng.

Ưu điểm:

• Hoàn toàn tùy chỉnh: Bạn có thể tùy chỉnh hoàn toàn hệ thống theo dõi đơn hàng để phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của bạn.
• Tích hợp sâu: Bạn có thể tích hợp hệ thống theo dõi đơn hàng với các hệ thống khác của bạn, chẳng hạn như hệ thống quản lý kho (inventory management system) hoặc hệ thống CRM (Customer Relationship Management).

Nhược điểm:

• Yêu cầu kiến thức lập trình: Bạn cần phải có kiến thức về lập trình để xây dựng hệ thống theo dõi đơn hàng bằng API.
• Tốn thời gian và công sức: Việc xây dựng một hệ thống theo dõi đơn hàng bằng API có thể tốn nhiều thời gian và công sức.

Giải Quyết Các Vấn Đề Thường Gặp Khi Theo Dõi Đơn Hàng

Mặc dù việc theo dõi đơn hàng trên Shopify khá đơn giản, nhưng đôi khi bạn có thể gặp phải một số vấn đề. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp và cách giải quyết:

1. Số Theo Dõi Không Hoạt Động (Tracking Number Not Working)

Nguyên nhân:

• Số theo dõi chưa được kích hoạt: Đôi khi, số theo dõi có thể chưa được kích hoạt bởi nhà vận chuyển.
• Số theo dõi không chính xác: Có thể có lỗi khi nhập số theo dõi.
• Sự cố kỹ thuật: Có thể có sự cố kỹ thuật với hệ thống theo dõi của nhà vận chuyển.

Cách giải quyết:

• Kiểm tra lại số theo dõi: Đảm bảo rằng bạn đã nhập đúng số theo dõi.
• Chờ đợi: Đôi khi, cần một khoảng thời gian để số theo dõi được kích hoạt. Hãy thử lại sau vài giờ hoặc một ngày.
• Liên hệ với nhà vận chuyển: Nếu số theo dõi vẫn không hoạt động sau một thời gian, hãy liên hệ với nhà vận chuyển để được hỗ trợ.

2. Thông Tin Theo Dõi Không Cập Nhật (Tracking Information Not Updating)

Nguyên nhân:

• Trễ cập nhật: Thông tin theo dõi có thể bị trễ cập nhật do nhiều yếu tố, chẳng hạn như quá trình vận chuyển chậm trễ hoặc sự cố kỹ thuật.
• Mất kết nối: Có thể có vấn đề với kết nối giữa Shopify và nhà vận chuyển.

Cách giải quyết:

• Chờ đợi: Hãy kiên nhẫn chờ đợi thông tin theo dõi được cập nhật.
• Kiểm tra kết nối: Đảm bảo rằng bạn đã kết nối đúng cách với nhà vận chuyển.
• Liên hệ với nhà vận chuyển: Nếu thông tin theo dõi không được cập nhật trong một thời gian dài, hãy liên hệ với nhà vận chuyển để được hỗ trợ.

3. Đơn Hàng Bị Mất Hoặc Giao Chậm (Order Lost or Delayed)

Nguyên nhân:

• Sự cố vận chuyển: Đơn hàng có thể bị mất hoặc giao chậm do sự cố vận chuyển, chẳng hạn như tai nạn, thời tiết xấu, hoặc lỗi của nhà vận chuyển.

Cách giải quyết:

• Liên hệ với nhà vận chuyển: Liên hệ với nhà vận chuyển để báo cáo về đơn hàng bị mất hoặc giao chậm.
• Khiếu nại: Nếu nhà vận chuyển không giải quyết được vấn đề, bạn có thể khiếu nại với nhà vận chuyển.
• Bồi thường: Nếu đơn hàng bị mất hoặc giao chậm do lỗi của nhà vận chuyển, bạn có thể yêu cầu bồi thường.
• Liên hệ với khách hàng: Thông báo cho khách hàng về tình hình đơn hàng và đưa ra giải pháp phù hợp, chẳng hạn như gửi lại đơn hàng hoặc hoàn tiền.

Mẹo Tối Ưu Hóa Trải Nghiệm Theo Dõi Đơn Hàng

Để cung cấp một trải nghiệm theo dõi đơn hàng tốt nhất cho khách hàng, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau:

• Cung cấp thông tin theo dõi rõ ràng và dễ dàng truy cập: Đảm bảo rằng khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy thông tin theo dõi đơn hàng của họ trong email xác nhận vận chuyển hoặc từ tài khoản khách hàng của họ.
• Sử dụng ứng dụng theo dõi đơn hàng: Sử dụng một ứng dụng theo dõi đơn hàng để cung cấp nhiều tính năng nâng cao và tùy chỉnh trải nghiệm theo dõi đơn hàng.
• Chủ động thông báo cho khách hàng: Chủ động thông báo cho khách hàng về trạng thái đơn hàng của họ, ngay cả khi không có sự thay đổi.
• Giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả: Khi khách hàng gặp phải vấn đề với việc theo dõi đơn hàng, hãy giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
• Thu thập phản hồi của khách hàng: Thu thập phản hồi của khách hàng về trải nghiệm theo dõi đơn hàng của họ và sử dụng phản hồi này để cải thiện quy trình của bạn.

Kết luận

Việc theo dõi đơn hàng là một phần quan trọng của trải nghiệm khách hàng trong thương mại điện tử. Shopify cung cấp nhiều công cụ và tính năng mạnh mẽ để giúp bạn dễ dàng theo dõi đơn hàng và cung cấp cho khách hàng một trải nghiệm tốt nhất. Bằng cách thiết lập đúng cách, sử dụng các ứng dụng hỗ trợ và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, bạn có thể tăng cường sự tin tưởng của khách hàng, giảm thiểu các khiếu nại và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Hy vọng rằng hướng dẫn này đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết để theo dõi đơn hàng trên Shopify một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!